檔案學筆記

第一章 緒論

第一節 檔案與手稿定義

一、檔案定義

檔，原意為器物上的橫木或框架
案，原意為用以憑靠或進食的小桌
過往檔案與文書沒有區別，典、冊、文書、案卷都用來指稱檔案，正式的"檔案"
一詞到清代才有。

檔案定義：政府單位在處理公務的過程中所產生的文書，在歷經一段時間後，這些文書已不再使用，經鑑定其具有長期保存價值後，予以保存，以供使用。
三要件
1.產生單位，政府
2.時效，非現行文書，在業務處理時已不再使用
3.價值，具備長期保存的價值

二、手稿定義

具有原創性、有筆者親自產生、沒有大量複本，有參考價值

三、檔案與手稿區別

                          檔案                             |     手稿
來源               |   政府單位                    |          個人、家庭、家族
產生方式       |   處理業務產生            |          個人創作或紀錄             
時效性           |   非現行文書                |          是內容而定       
典藏人員       |   檔案管理人員            |          手稿管理員

第二節 檔案特質

一、唯一性－因具有持續性價值而留存，大多檔案具有唯一性
二、多元性－內容與媒介都具有多元性，紙本、錄音檔、電子資料等
三、公平性－大多真實，具有第一手證據的價值
四、可靠性－文書處理過程都有法定程序
五、自然性－檔案的產生是處理公務的副產品，非刻意產生
六、關聯性－一件檔案常和數個單位有關聯

第三節 檔案館的功能與任務

第四節 檔案館管理與圖書館管理之區別

一、檔案館與圖書館相同之處

(一)基本功能相同－都具有蒐集、整理、儲存、提供資訊
(二)工作性質相同－最終都是提供民眾資訊的服務
(三)工作程序大致相同－基本功能相似，只是蒐集的文獻類型不同

二、檔案館與圖書館相異之處

第三章 文書管理與檔案管理

第一節 文書管理

一、何謂文書－一份文件為了法律的職責或業務處理，由機構、組織或個人所產生或接收與維護

1.專指型，文書形成者，為政府部門、公共機構
2.擴展型，定義擴展到私人機構，
3.泛指型，再度擴張到個人活動，即"一切機構、組織與個人"

二、何謂文書管理－實際的文書處理、維護、使用與最後的處置過程

第二節 文書的生命週期理論

1.現行文書，由內部與外部形成，保存於機構內部，經過一段時間後，會開始銷毀其中一部分
2.半現行文書，由現行文書轉移到半現行的場所，其中未具備原始與次要價值的文書會銷毀
3.非現行文書，具有長期保存的價值，保存於檔案館，數量約佔現行文書的5%-10%

文書產生過程
1.產生，此時大量產生由內外部而來的文書
2.維護與使用，由一套文書系統來整理
3.處置，判斷文書的去留，如具備長期價值，將成為檔案，並考慮其使用的媒體

第三節 文書管理與檔案管理之關係

文書是檔案的上游，檔案是文書的最終歸屬

一、文書管理的各個階段都與檔案管理有密切的關係

1.現行文書階段與檔案管理，此階段如已妥善規劃，將有助於為後來的檔案管理省下不少時間與金錢
2.半現行文書階段與檔案管理，此階段不產生文書，只保存與使用，並開始進行檔案的鑑定與保存，檔管人員開始協助文書人員，建立文書保存期限表與檔案觀念。
3.非現行文書階段與檔案管理，兩者是直接的關係，工作內容與半現行文書大致相同